UG Wąpielsk

Zarządzenie nr 22/13Wójta Gminy Wąpielskz dnia 23 grudnia 2013w sprawie ustalenia procedury wyłaniania wykonawców przy udzieleniu zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Wąpielsku, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

Zarządzenie nr 22/13
Wójta Gminy Wąpielsk
z dnia 23 grudnia 2013

w sprawie ustalenia procedury wyłaniania wykonawców przy udzieleniu zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Wąpielsku, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro.

Wójt Gminy Wąpielsk zarządza, co następuje:

Wszystkie umowy muszą być zawierane w sposób celowy, oszczędny i efektywny (tj. zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych cenach) zachowując przy tym formę pisemną, z uwzględnieniem wyłączeń, o których mowa w § 5.

Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać oszacowania wartości zamówienia. Podstawą ustalenia wartości umowy jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

Umowy o wartości przekraczającej kwotę 2000 zł, bez podatku od towarów i usług, do których nie ma zastosowania ustawa powinny być zawierane w formie pisemnej, z uwzględnieniem konieczności dokonania rozeznania rynku. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, należy wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku.
1. Rozeznanie rynku przeprowadza się w szczególności poprzez: a) wysłanie (drogą pocztową, e-mailem, faksem lub osobiste dostarczenie) zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców; b) umieszczenie na stronie internetowej zapytania ofertowego.
2. W zapytaniu ofertowym powinno się znaleźć co najmniej: a) określenie zamawiającego; b) opis przedmiotu zamówienia c) termin wykonania zamówienia d) sposób, miejsce oraz termin składania ofert; e) kryteria oceny ofert.
3. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: a) zapytania ofertowe skierowane do potencjalnych wykonawców (bądź potwierdzenie umieszczenia zapytania na stronie internetowej) wraz z otrzymanymi ofertami. Wymóg przeprowadzenia rozeznania rynku będzie spełniony, gdy zostaną złożone co najmniej dwie, ważne oferty lub w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej zapytanie ofertowe złożona zostanie tylko jedna ważna oferta. b) wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców – co najmniej dwie ważne oferty. c) Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.
4. Wymóg rozeznania rynku nie ma zastosowania do indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.), w których uczestniczy nie więcej niż 5 pracowników beneficjenta.

Umowy o wartości nie przekraczającej kwoty 2000 zł., bez podatku od towarów i usług, powinny być zawierane w formie pisemnej, z wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku.

Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów). W takim przypadku należy uprawdopodobnić zawarcie umowy, w szczególności poprzez przedstawienie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Zakres zamówienia należy potwierdzić w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia. W przypadku szkoleń należy zachować program szkolenia (dopuszczalny jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). Przez umowy, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia itp.), w przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5000 zł., bez podatku od towarów i usług.

Przestrzeganie wymogów, o których mowa wyżej powinno być udokumentowane (m.in. przechowywane powinny być dokumenty związane z wyborem wykonawcy, np. zapytania ofertowe, oferty, dokumenty potwierdzające przeprowadzone rozeznanie rynku, umowy).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Zarządzenie Nr 22/13 (233kB)