WÓJT GMINY
   WĄPIELSK
Zarządzenie Nr 85/2019
 
Wójta Gminy Wąpielsk
 
z dnia 31 października 2019 r.
 
W sprawie powołania Komisji do spraw brakowania druków ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wąpielsku
 
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. 2019, poz. 506, 1309, 1571,1696 i 1815), art. 34 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz. U. z 2018 r., poz. 2224 i 696 oraz z 2019 r. poz. 730) oraz art. 5 ust. 2 pkt 4 oraz z art. 44 Ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych ( Dz. U. 2019, poz. 53, 1091 i 1716 ), zarządzam co następuje:
 
§ 1
 
Powołuje się Komisję do Spraw Brakowania Druków Ścisłego Zarachowania wykorzystywanych przez Urząd Stanu Cywilnego w Wąpielsku w składzie:
 
1) Agnieszka Ciecierska- Przewodnicząca komisji;
 
2) Beata Gabryszewska -Członek komisji;
 
3) Jacek Żywocki -Członek komisji.
 
§ 2
 
Instrukcja ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania z zakresu rejestracji stanu cywilnego stanowi załącznik do niniejszego Zarządzenia.
 
§ 3
 
Za prawidłowy i terminowy przebieg brakowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialna jest Przewodnicząca Komisji.
 
§ 4
 
Wykonanie Zarządzenia powierzam Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego w Wąpielsku.
 
§ 5
 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 
 
 
 
 
Do Zarządzenia Nr 85/2019
Wójta Gminy Wąpielsk
z dnia 31 października 2019 r.
 
INSTRUKCJA
Ewidencjowania druków ścisłego zarachowania
z zakresu rejestracji stanu cywilnego
 
§ 1
 
1. Drukami ścisłego zarachowania w rejestracji stanu cywilnego, są:
   a) blankiety odpisów stanu cywilnego,
   b) blankiety zaświadczeń Urzędu Stanu Cywilnego.
2. Druki blankietów pobierane są przez Urząd Stanu Cywilnego w Wąpielsku w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w Bydgoszczy.
3. Pobranie druków ścisłego zarachowania przez pracownika gminy może nastąpić po uprzednim przedstawieniu upoważnienia do tej czynności oraz wcześniejszego zapotrzebowania na w/w druki. Formularz zapotrzebowania stanowi nr 1 niniejszej instrukcji.
4. Do obowiązków Urzędu Stanu Cywilnego w Wąpielsku należy odpowiednie zabezpieczenie druków przed kradzieżą i zniszczeniem, ich zaewidencjonowanie, a także prowadzenie na bieżąco rozchodu druków.
5. Druki ścisłego zarachowania przechowuje się w przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu, które powinno być zabezpieczone przed kradzieżą i zniszczeniem. Pracownicy Urzędu Stanu Cywilnego zobowiązani są do szczególnej pieczy nad drukami, zarówno przed jak i po wystawieniu dokumentu, a przed ich odbiorem przez stronę.
6. W przypadku zaginięcia, uszkodzenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie przełożonego, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania oraz sporządzić protokół-wg wzoru w załączniku nr 2.
 
§ 2
 
W przypadku stwierdzenia wad fizycznych pobranych druków ścisłego zarachowania, druki te należy zwrócić do Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy w celu ich reklamowania.
 
§ 3
 
1.Wybrakowane druki ścisłego zarachowania podlegają okresowej likwidacji.
2.Procedura likwidacji druków przeprowadzana jest przez powołaną do tego celu komisję do spraw brakowania w/w druków.
3.Komisja zostaje powołana przez Wójta Gminy Wąpielsk, w skład której wchodzą pracownicy Urzędu Gminy w Wąpielsku. Za prawidłowe przeprowadzenie procesu brakowania formularzy odpowiada Przewodnicząca komisji, która sporządza protokół zniszczenia zgodnie z załącznikiem nr 3 zawierający następujące informacje: -skład komisji, -data sporządzenia protokołu, -wykaz zawierający rodzaj druku, serię i numer brakowanego druku oraz ich liczbę sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 niniejszej instrukcji.
4.Protokół, o którym mowa w ust. 3 podpisują wszyscy członkowie komisji.
Wąpielsk, dnia.
 
Załącznik nr 1
do Instrukcji ewidencjonowania
druków ścisłego zarachowania
z zakresu rejestracji stanu cywilnego
 
Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
Kujawsko-Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Bydgoszczy
 
 
Urząd Stanu Cywilnego w Wąpielsku składa zapotrzebowanie na:
 
*……………… szt. druków odpisów stanu cywilnego,
 
*……………… szt. druków zaświadczeń.
 
Do odbioru upoważnia się …………………………………………………………………….
 
legitymującą się dokumentem tożsamości …………………………………………………….
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                ...……………………………………………
                                                                               (podpis i pieczątka imienna kierownika USC)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pieczęć jednostki                                                       Załącznik nr 2
                                                                                   do Instrukcji ewidencjonowania
                                                                                   druków ścisłego zarachowania
                                                                                   z zakresu rejestracji stanu cywilnego
 
PROTOKÓŁ
zaginięcia/kradzieży/uszkodzenia*
druków ścisłego zarachowania
sporządzony w dniu………..
 
W wyniku zliczenia i ustalenia stanu faktycznego druków ścisłego zarachowania stwierdza się zaginięcie/kradzież/uszkodzenie następujących druków:
 
L.p. Rodzaj druku ścisłego zarachowania Seria i nr blankietu Liczba druków 1. 2. 3. 4.                        
 
UWAGI:
 
…………………………………………………………………………………………………………………………………..
 
…………………………………………………………………………………………………
……………………………….
 
…………………………………………………………………………………………………
………………………………
 
 
 
………………………………………..                          ….……………………………..
(podpis pracownika wraz z pieczątka)                           (podpis i pieczęć kierowania jednostki)
 
 
 
 
 
*podkreślić właściwe           
 
                                                                                   Załącznik nr 3
                                                                                   do Instrukcji ewidencjonowania
                                                                                   druków ścisłego zarachowania
                                                                                   z zakresu rejestracji stanu cywilnego
 
Protokół zniszczenia
druków ścisłego zarachowania
 
Sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Wąpielsku w dniu …………………………
 
1.Brakowanie druków ścisłego zarachowania przeprowadzono przy udziale Komisji do spraw
   brakowania druków ścisłego zarachowania, powołanej przez Wójta Gminy Wąpielsk 
   zarządzeniem z dnia 31 października 2019 r. Nr 85/2019, w składzie :
 
1)      Przewodnicząca Komisji - Agnieszka Ciecierska
2)      Członek Komisji - Beata Teresa Gabryszewska
3)      Członek Komisji - Jacek Żywocki
2.Brakowanie przeprowadzono w obecności osób:
   1)  …………………………………………………………………..
 
   2) ……………………………………………………………………
 
3.Wykaz wybrakowanych druków ścisłego zarachowania zawierajęcy informację o rodzaju,
   serii i numerach druków oraz ich liczbie stanowi załącznik do protokołu.
 
Podpisy członków komisji do spraw brakowania:
1)…………………………………………………………..
2)………………………………………………………….
3)………………………………………………………….
Podpisy innych osób obecnych przy brakowaniu:
1)…………………………………………………………
2)…………………………………………………………
 
 
                                                                                   Załącznik nr 4
                                                                                   do Instrukcji ewidencjonowania
                                                                                   druków ścisłego zarachowania
                                                                                   z zakresu rejestracji stanu cywilnego
 
WYKAZ
wybrakowanych formularzy odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń
 
 
Lp. Rodzaj druku ścisłego zarachowania Seria i numer druku Liczba formularzy 1. 2. 3. 4.                                                                
 
Podpisy członków komisji do spraw brakowania:
 
 
1.  ……………………………………………………..
 
 
2. ………………………………………………………
 
 
3. ………………………………………………………
 
 
 Zarządzenie Nr 85/2019